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Vous faites vos premiers pas sur la Route pour l’Organisation, l’Accompagnement et la Déclaration des Séjours aux EEDF ? Voici quelques questions/réponses pour bien débuter sur la plateforme EEDF ROADS

MAJ – 17/06/21

0 – CALENDRIER/ÉCHÉANCES

ROADS ne dicte pas votre calendrier, c’est une plateforme d’enregistrement et de partage de l’information entre les EEDF. Cette plateforme ne remplace pas les nécessaires interactions directes entre les personnes impliqués dans l’organisation, la direction, la validation des camps et séjours EEDF. 


1 – CONNEXION :

Il est nécessaire de créer un compte ROADS spécifique en utilisant son numéro d’adhérent pour y accéder.
ROADS est un outil indépendant des autres outils en ligne EEDF, comme le site AG, Jeito, ou le site des résolutions.

L’accès à la plateforme ROADS est réservé aux adhérents à jour de leur cotisation. La plateforme se synchronise quotidiennement à 3h13 AM avec les informations d’adhésions via JEITO.

Il existe 4 scénarios possible à la demande de création de compte :

  1. Numéro d’adhérent non connu = soit le numéro n’existe pas, soit le format de certaines informations sur votre compte adhérent (certainement l’adresse mail) n’est pas conforme, et donc à mettre à jour.
  2. Numéro d’adhérent connu mais non à jour de sa cotisation = rejet + invitation à se mettre à jour.
  3. Numéro d’adhérent connu = invitation envoyé par mail à l’adresse renseigné sur votre fiche d’adhérent. 
  4. Compte ROADS déjà créé = invitation à retrouver votre mot de passe ou à cliquer sur « mot de passe oublié ».


2 – TAM :

TAM pour Télédéclaration pour Accueil de Mineurs est le site de l’état pour déclarer les séjours/camps.
La déclaration sur ROADS, NE REMPLACE PAS, la déclaration obligatoire sur TAM.

C’est une fonctionnalité qui est voulue mais qui n’est pas encore développé. Nous espérons que cela soit possible pour les années à venir.

Par contre pour pouvoir déclarer un camp/séjour sur ROADS nous demandons aux organisateur·rices de renseigner le numéro de déclaration INITIALE de leur structure. Ce numéro est toujours au format 000000XX000000 – 7 chiffres 2 lettres 6 chiffres. ROADS contraint ce format. 

Le dépôt d’une fiche initiale sur TAM est obligatoire 2 mois avant le début de n’importe quel type d’activités avec des mineurs. Ces activités lorsqu’elles sont des séjours/camps sont à déclarer 1 mois avant en déposant une fiche complémentaire reprenant les informations de dates, lieux et de constitution de l’équipe d’encadrement.


3 – DROITS et RÔLES :

Je me connecte mais je n’ai accès à rien à part l’accueil, mon profil, mes séjours :

Si c’est votre cas, c’est soit que vous n’avez pas de droits automatiquement attribués du fait de votre(vos) fonction(s) associative(s) – en tout cas en fonction des informations sur votre fiche d’adhésion. 

Autre possibilité: il n’y a pas encore de séjour déclaré qui vous concerne. si c’est votre cas vous ne voyez que la frise des états d’un séjour.

Vous pourrez obtenir des droits si des organisateurs·rices (par exemple responsable de groupe) ou des validateurs·rices de séjours (par exemple les responsables régionaux) vous en donne pour diriger ou suivre des séjours.
Si c’est le cas, vous recevrez une notification par mail pour vous prévenir.

Par exemple si vous prévoyez de diriger un camp/séjour cet été, vous commencez sans droits. Il faut que votre responsable de structure en tant qu’organisateur·rice de séjours créé le séjour est vous nomme comme directeur·rice.

Votre fiche d’adhérents n’est pas à jour, vous n’avez donc pas les droits associés à votre fonction associative ?

Lorsque que la nouvelle solution de portail sera en ligne, nous vous invitons à mettre à jour votre profil d’adhérent via JEITO ou sur demande à adhesions@eedf.fr

En attendant l’administrateur de ROADS peut sur demande écrite (mail) du responsable de l’échelon supérieur (Structures/Région/CD) peut dans certains cas vous octroyer des droits pour vous permettre d’assurer votre mission. 

4 – NOTIFICATIONS :

Une notification est créé à chaque fois qu’un séjour pour lequel vous avez un rôle est modifié ou que vous obtenez, perdez des droits.

Dans le menu « mon compte » qui est votre profil d’utilisateurs, vous pouvez dans le 4e paragraphe régler la fréquence des envois de mail de notifications


5 – PARCOURS D’UN SÉJOUR DANS ROADS :

Une fois connecté, via la page d’accueil ou sur la page « mes séjours », vous pouvez voir la « FRISE DES ÉTATS SUCCESSIFS D’UN SÉJOUR ». Ce sont les différentes étapes que nous pouvons résumer en 5 grandes phases :

A / Les organisateur·rices ouvrent les séjours avec les infos de bases (direction/effectifs attendus/lieu si déterminé/type de camp…)
Pour ouvrir une fiche = déposer une déclaration d’intention :
> Le ou la responsable élu·e de structure locale se connecte, va dans le menu « mes rôles », sélectionne sa structure, renseigne son numéro de déclaration initiale TAM, et clique sur « nouveau séjour »
> Renseigner les éléments prévisionnels de votre projet demandés et cliquer sur « déposer la déclaration d’intention »

L’état du projet est alors « en construction », et de nouveaux onglets à remplir sont disponibles

B / Les directeurs·rices si besoin aidés des organisateur·rices remplissent les infos plus précisément. = le projet de séjour

Pour demander la validation :
> Les directeur·rices, les adjoints (nommés via l’onglet effectifs > équipe d’encadrement), les organisateur·rices peuvent à partir de l’état « en construction » contribuer à remplir les informations du projet.

Aux vues des délais courts nous avons levés pour 2021 toutes les obligations de remplissage nécessaire pour envoyer la demande de validation. Mais plus mettez d’informations plus le suivi et l’accompagnement seront facilité, surtout en cas de problème.

> Les directeur·rices, les organisateur·rices, clique sur le bouton en bas de page « envoyer le séjour en validation ».

L’état du projet est alors « en attente de validation », et de nouveaux onglets sont disponibles.

C / Les responsables régionaux, renseignent les avis de validation.
Pour renseigner l’avis de validation (favorable ou défavorable) :
> Le ou la responsable régionale va dans l’onglet validation renseigne l’avis + s’il y a une demande de visite et clique sur enregistrer les informations de validation.

Cas 1 : l’avis est favorable, le séjour est considéré validé et l’état du séjour change en conséquence.
Cas 2 : l’avis est défavorable et le séjour revient à l’état « en construction » (retour à B/)

Dans le cas des séjours internationaux, l’état validé du séjour ne se déclenchent qui si les avis de l’équipe international et celui de la structure de validation sont favorables.

D / Les séjours/camps se déroulent = séjours en cours/terminés (c’est ce des états qui se déclenchent automatiquement en fonction des dates de séjours)

E / Les directeurs·rices si besoin aidés des organisateur·rices remplissent les infos de bilan aux retours du camp = séjours clôturés

6 – DÉCLARATION D’INTENTION DE SÉJOURS :

Seuls les organisateurs (responsable de structure élu et identifiés comme tel dans JEITO) peuvent ouvrir des fiches de nouveaux séjours
Aller dans le menu « mes rôles »

sélectionne sa structure, renseigne son numéro de déclaration initiale TAM, et clique sur « nouveau séjour »

Renseigner les éléments prévisionnels de votre projet demandés et cliquer sur « déposer la déclaration d’intention »

bien remplir tout les champs, ne pas laisser de champs avec des astérisques rouges, vide, par exemple mettre « 0 » dans les effectifs prévisionnels.

Attention enregistrer ne suffit pas pour faire avancer le séjour.

ROADS limite le choix des dates de séjour à cette contrainte minimum et à 30 jours au maximum.

Vous pouvez sélectionner d’autres structures locales pour signifier votre projet de jumelage/regroupement/rassemblement pour votre séjour. Pour cela l’option de choix de structures apparaitra si vous cocher l’option adéquate

Si vous sélectionnez la caractéristique camp itinérant, vous allez débloquer la possibilité de renseigner plusieurs lieux pour votre séjour. Merci d’indiquer au jour de la déclaration le maximum d’information en votre possession

Une fois envoyée, je ne peux plus modifier ma déclaration d’intention ?

Toutes les informations de la déclaration d’intention seront possibles dans la partie « construction du projet de séjour ».

7 – Consulter et modifier les informations d’un /camp séjour

Étape 1 :Aller dans le menu « mes séjours » en haut à gauche

Étape 2 : Présentation onglet mes séjours

Étape 3 : Aller dans l’onglet les séjours dont j’ai la charge
Ici, vous avez les informations générales de vos séjours. Pour modifier et ajouter des infos, allez dans « détail »

Étape 4 : 1ère modification à faire

Normalement la majorité des informations de cet onglet sont remplies.
aller dans « modalités de séjour »

Renseigner les tranches d’âges des unités participantes

ATTENTION : APRÈS CHAQUE MODIFICATION, BIEN PENSER À ENREGISTRER (avec le bouton dédié en bas de page)

Étape X : Renseigner son projet pédagogique
Aller dans l’onglet « démarche pédagogique », « projet pédagogique » et télécharger le projet pédagogique sur la plateforme

Étape X : Envoyer le séjour pour validation (bouton bleu et blanc en bas)

8 – ROADS est encore en construction :

Pour tous problèmes ou demandes merci d’utiliser la fonction « un problème ? » pour envoyer un mail au support de ROADS. Nous ferons le nécessaire pour vous apporter soutien et réponses à vos questions.

Durant les mois d’avril/mai/juin 2021, plusieurs mises à jour vont arriver pour déployer de plus en plus de fonctionnalités.
Fin avril : la possibilité pour les responsables de structures organisatrices de séjours de déclarer des « intentions » de séjours.

Mi-mai : la possibilité pour les directeurs et directrices de ces séjours de renseigner les détails du projet de leur séjour. (PP-budget-participants …).

Fin mai : la possibilité de renseigner les avis de validations des séjours par les équipes régionales.

Fin Juin : les exports de la liste des participants, des informations du séjours compilés avec les pièces jointes fournis comme le PP et le budget.

Mi-Juillet : la partie bilan des camps/séjours.


9 – RGPD :

La politique de protection des données personnelles est en train d’évoluer au sein des EEDF.
Le consentement pour l’utilisation de vos données sera prochainement explicité dans ROADS et sera demandés pour les prochaines adhésions.
Les données personnelles seront supprimées sur demande de la personne concernée ou au bout de 3 ans de non adhésion de l’utilisateur·rice. 

Encore des questions ou des zones d’ombres ? Contacte le support !

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